Projektassistenz im Bereich Kommunikation & Event

m/w/d, Zug

Als Projektassistenz im Bereich Kommunikation & Event (m/f/d) bist Du Teil des Project Management Office (PMO) und trägst zu einer strukturierten und effizienten Projektadministration bei, hierbei geht es um den Neubau eines kombinierten Produktions- und Logistikgebäudes am Unternehmensstandort unseres Kunden aus dem Diagnostikumfeld in Rotkreuz. Ziel ist es, bestehende Infrastrukturen zu ersetzen und durch flexible Flächen sowie automatisierte Materialflüsse die künftigen Kapazitätsanforderungen sicherzustellen. Zusätzlich umfasst die Rolle operative Aufgaben in der Projektkommunikation sowie die Organisation projektbezogener Events.

Startdatum: Juli 2026
Enddatum: 12-monatiger Vertrag (eine Verlängerung wird angestrebt)
Arbeitspensum: 80-100%
Arbeitsmodell: Contracting
Einsatzort: Rotkreuz (mit 20% Homeoffice)

Deine Verantwortlichkeiten:

PMO & Administrative Unterstützung

Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft
Unterstützung im Termin- und Pendenzenmanagement
Koordination und Nachverfolgung administrativer Tasks
Strukturierung und Aufbereitung von Projektinformationen
Betreuung generischer Projektmailadressen

Projektbüro- & Teamadministration

Unterstützung beim Onboarding neuer Projektmitarbeitender (Zugänge, Systeme, Einführung)
Unterstützung beim Offboarding (Zugriffsrechte, Verteilerlisten, Plattformbereinigung)
Pflege und Aktualisierung der Projektbeteiligtenliste
Unterstützung bei der Organisation der Projektbüro-Infrastruktur
Schnittstelle zu internen und externen Partnern

Dokumenten- und Plattformmanagement

Pflege und Administration der Dokumentenplattformen (z. B. Autodesk Forma, Google Drive)
Sicherstellung einer strukturierten und nachvollziehbaren Dokumentenablage gemäss PMO-Vorgaben
Unterstützung bei der Einhaltung von Ablagestandards und Dokumentenvollständigkeit
Einholen von Unterschriften über DocuSign

Kommunikation & Content (operativer Fokus)

Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Visuals und Kommunikationsmaterialien
Unterstützung bei der Erstellung und dem Versand von Newslettern und internen Kommunikationsbeiträgen
Pflege und Aktualisierung der Projekt-gSite
Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-Infovideos (Koordination, Aufbereitung, Schnitt)
Bearbeitung von Anfragen

Meetings & Event-Unterstützung

Organisation von Meetings, Workshops und kleineren Veranstaltungen
Unterstützung bei der Agenda-Vorbereitung und Protokollführung
Koordination logistischer Aspekte (Räume, Catering, Teilnehmermanagement)
Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekt-Events

Digitale Tools & Prozesse

Unterstützung der Projektteams bei der Nutzung von Tools (z. B. ACC, Google Drive, Trello, SAP, DocuSign)
Pflege von Projektboards (z. B. Trello)
Anwendung und Einhaltung definierter PMO-Prozesse und Standards
Mitwirkung bei der kontinuierlichen Verbesserung administrativer Abläufe

Dein Profil:

Abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. Wirtschaft, Kommunikation, Marketing)
Erste Erfahrung in Projektassistenz, Administration oder Kommunikation von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse in Google Suite und MS Office
Affinität zu digitalen Tools und Plattformen
fliessende Deutschkenntnisse, Englisch von Vorteil

Nice to haves:

Strukturierte, zuverlässige und selbstorganisierte Arbeitsweise
Teamfähigkeit und proaktive Haltung
Schnelle Auffassungsgabe
Organisationsstärke und Genauigkeit
Gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Kreatives Grundverständnis für Präsentationen und visuelle Inhalte

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Weitere offene Stellen gibt es hier: coopers.ch

Job profile (Q5R9C5)

Administration - Various
Zug
Contracting
Part Time, 80-100%
Juli 2026 - 12-monatiger Vertrag (eine Verlängerung wird angestrebt)
Projektadministration , Event Management, DocuSign, SAP, PMO, Büroadministration