Personal Assistant zur Geschäftsführung

Die Rolle - im Überblick

Diese Position ist bewusst hybrid konzipiert: Rund zwei Drittel entfallen auf professionelles Office- und Organisationsmanagement, ein Drittel auf anspruchsvolle, unternehmerisch relevante Aufgaben direkt an der Seite der Geschäftsführung.

Sie sind die zentrale Schnittstelle zwischen dem Inhaber und dem Geschäftsführer – zwei unterschiedlichen Persönlichkeiten mit hohem Anspruch und klarer Vision. Ihre Aufgabe: beide entlasten, Struktur schaffen und mitdenken, nicht nur verwalten.

Ihre Aufgaben:

• Empfang & Büromanagement

  • Professioneller Empfang von Gästen, Kunden und Partnern; Verwaltung von Zutritts- und Berechtigungssystemen
  • Koordination und Betreuung von Meetingräumen inkl. Bewirtung
  • Telefonzentrale: Annahme, Filterung und Weiterleitung eingehender Gespräche
  • Bearbeitung des allgemeinen Firmenpostfachs sowie der Ein- und Ausgangspost
  • Sicherstellung von Ordnung und Sauberkeit in den allgemein genutzten Bereichen (Meetingräume, Kantine, Flure)
  • Koordination von Büromaterialien und Verbrauchsgütern (Überwachung, Bestellung, Verteilung)
  • Unterstützung interner Events und Kommunikationsmaßnahmen

• Assistenz der Geschäftsführung

  • Terminmanagement: Planung, Koordination und Priorisierung der Kalender von Inhaber und Geschäftsführer
  • Reisemanagement: Buchung von Flügen, Hotels und Transfers; Erstellung von Reiseunterlagen und Reisekostenabrechnungen
  • E-Mail- und Telefonmanagement: Entlastung der Geschäftsführung durch strukturierte Vorselektion und Erstbearbeitung
  • Dokumentenmanagement: papierloses Office, Ablage, Archivierung und Vertragsverwaltung
  • Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und externen Partnern
  • Eigenverantwortliches Handeln in definierten Situationen im Namen der Geschäftsführung

• Strategische Entwicklungsaufgaben

  • Erstellung von Präsentationen, Berichten, Briefen und Protokollen (PPT, Word, Excel, OneNote)
  • Vorbereitung und Durchführung von Meetings: Agenda, Unterlagen, Protokollführung und Nachverfolgung
  • Mitarbeit bei strategischen Projekten, z. B. Einführung neuer Software oder Prozessoptimierungen
  • Budgetüberwachung: Kontrolle von Ausgaben, Rechnungsprüfung und Kostenstellen der Geschäftsführung
  • Sicherstellung der Umsetzung von Entscheidungen der Geschäftsführung durch aktive Nachverfolgung

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund; idealerweise Erfahrung im Assistenzbereich auf Führungsebene
• Strukturiertes, proaktives Denken – Sie schaffen Ordnung, bevor jemand danach fragt
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook)
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke – schriftlich wie mündlich, intern wie extern
• Diskretion, Loyalität und ein sicheres Auftreten im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fähigkeit, mit unterschiedlichen Charakteren und Führungsstilen umzugehen
• Lust auf Unternehmertum aus nächster Nähe – Sie verstehen die Welt der Entscheider und wollen Teil davon sein
• Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Word und Schrift

Was Sie erwartet:

• Eine Rolle mit echter Verantwortung – kein reines Assistieren, sondern mitgestalten und mitdenken
• Direkte Zusammenarbeit mit Entscheidern auf höchster Unternehmensebene
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Ein dynamisches KMU-Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und unternehmerischem Geist
• Moderner Arbeitsplatz in der Region Freiburg im Breisgau