5 Tipps für erfolg­rei­ches remo­te Onboarding

Wie aufregend, ein Jobwechsel steht an! Neuer Arbeitgeber, neue Aufgaben, neues Team, neuer Lebensabschnitt. Doch was passiert, wenn man niemanden persönlich trifft, wenn alles drum herum so gar nicht neu ist? Gleicher heimischer Schreibtischstuhl, die gleiche Aussicht, dieselbe Routine wie sonst auch im Home-Office-Alltag. Fühlt sich das wirklich neu an? Findet man so überhaupt seinen Platz im neuen Team?

Für viele lief der Jobwechsel in den vergangenen 14 Monaten völlig anders ab als bis dato bekannt (sieht man einmal von rein remote-basierten Unternehmen ab). So ging es auch unseren Neustartern hier bei Coopers im vergangenen Jahr. Wir haben mit ihnen gesprochen und die erfreuliche Rückmeldung bekommen, dass sie sich sehr fühlen und trotz der Umstände einen guten Start bei uns hatten. Gerne teilen wir unsere Top 5 Tipps, wie das Onboarding auf Distanz (remote onboarding) gelingt.

Wie gelingt das remote Onboarding?

1) Willkommen im Team!
Ein neuer Mitarbeiter zählt nicht erst ab Startdatum zum Team, sondern schon vorher, sobald die Tinte auf dem Vertrag getrocknet ist. Das ist auch der ideale Moment, um ihm oder ihr ein kleines Welcome-Package zuzuschicken, mit HR-Unterlagen, Lesematerial über die Firma, den Einarbeitungsplan und ein paar Goodies. (Mit einem neuen Tischkalender, Mousepad oder ähnlichem sieht das Home Office auch gleich schon ein wenig anders aus.)

Bezüglich dem Einarbeitungsplan: Dieser sollte auf den virtuellen Onboarding-Prozess angepasst werden, etwa mit Links zu den Video-Calls. So erfährt der/die neue MitarbeiterIn auch schon, über welche Plattform kommuniziert wird und kann sich entsprechend vorbereiten.
Den Einarbeitungsplan (plus CV des neuen Kollegen) sollte man vorab auch dem gesamten Team senden. So sind alle auf dem Laufenden und darauf vorbereitet, ihn oder sie willkommen zu heissen.

Der Königsweg: Ein Onboarding-Buddy. Wer die Kapazität hat, kann neuen Mitarbeitern einen Onboarding-Buddy zuweisen, der als designierter Ansprechpartner fungiert. Das ist idealerweise jemand, der künftig eng mit dem neuen Kollegen arbeiten wird. So fühlt dich der Neustarter nicht verloren und hat von Beginn an eine Bezugsperson.

2) Technik im Griff haben!
Beim remote Arbeiten ist Technik der Zugang zum Team, zur Arbeit, zu allem. Aber wer kennt es nicht: Genau dann, wenn man es am wenigsten braucht, macht einem die Technik einen Strich durch die Rechnung. Daher schon im Vorfeld abklären, wie der Neustarter ausgestattet ist und was noch fehlt, um eine beständige Verbindung herzustellen.
Und wenn's doch hakt: Entspannt bleiben. Besser flexibel zum Telefon greifen, anstatt in Hektik zu versuchen doch noch eine Videoschalte hinzubekommen.

3) Connect und communicate!
Beim remote Onboarding sollte berücksichtigt werden, dass der Grossteil unserer Kommunikation non-verbal geschieht. Um dem Rechnung zu tragen, sind Video-Calls reinem Audio generell vorzuziehen. Zu Beginn in kleinen Runden und dann im erweiterten Team; so fühlen sich Neuankömmlinge nicht vorgeführt, kommen mehr zu Wort und sind lockerer. Ebenso ist es wichtig, regelmässig und häufig zu kommunizieren. Am besten legt man einen Jour fix fest, zu Beginn ruhig auch mehrmals die Woche. So bleibt Zeit zur Vorbereitung und nichts kommt dazwischen.

Was im Büro keiner Planung bedarf, ist für beim remote Oboarding um so wichtiger: virtuelle Kaffeepausen zwischen neuen Mitarbeitern und Teamkollegen planen und in den Einarbeitungsplan eintragen. Denn entgegen besser Absichten finden diese sonst meist nicht statt.

Übrigens: Niemals die starke Wirkung positiven Feedbacks unterschätzen. Es ist der Motivator schlechthin!

4) Leichte Einstiegsaufgaben über die unternehmensübliche Software!
Einfache Aufgaben sind ein guter Einstieg und ermöglichen es neuen Mitarbeitern, die EDV-Landschaft kennenzulernen. Daher direkt so viel wie möglich mit der gängigen Software arbeiten (z.B. Dateien via Sharepoints bereitstellen, Intranet nutzen, Dokumente hochladen statt mailen). Neue Mitarbeiter werden dadurch mit den Abläufen vertraut und Stolpersteine aus dem Weg geräumt.

5) Vertrauen statt Mikromanagement!
Führungskräfte sollten in Vorleistung treten und neuen Mitarbeitern das gleiche Vertrauen schenken wie ihrer bestehenden Belegschaft. Stündliche Emails oder Anrufe helfen niemandem, sondern halten den Workflow auf. Besser sind fixe wiederkehrende Feedbackgespräche und die stete Versicherung, jederzeit erreichbar zu sein, wenn Hilfe benötigt wird (siehe Punkt 3).

Warum gutes Onboarding so wichtig ist

Ein reibungsloses Onboarding ist enorm wichtig, um neue Mitarbeiter abzuholen. Sie sollten sich bestätigt fühlen, die richtige Entscheidung getroffen zu haben, anstatt womöglich weiterhin Interviews bei anderen Firmen zu führen. Es ist ein herzliches Willkommen, ein „schön, dass du da bist" und motiviert, mit der Arbeit loszulegen. Auf zwischenmenschlicher Ebene stellt es die Person in den Vordergrund und bildet das Fundament für langfristige Beziehungen.

Was habt ihr für Erfahrungen mit remote Onboarding gemacht? Wir freuen uns über Kommentare via Email oder zu unserem Post auf Facebook, LinkedIn, Xing oder Instagram.

Euer Coopers Team

PS: Wer plant, auch künftig neue Mitarbeiter für remote Arbeitsmodelle einzustellen, kann Videos drehen. Beispielsweise ein Willkommens-Video mit der Firmengeschichte, den Werten, der Firmenkultur et cetera; ein Anleitungs-Video, das etwa technische Handhabungen erklärt; ebenso kurze Videos über die Aufgaben der konkreten Position. Langfristig spart das Zeit und man geht sicher, dass jeder neue Mitarbeiter alle relevanten Informationen erhält. Und es gibt dem remote Onboarding eine sympathische Note.

Foto von Lukas Blazek on Unsplash