Auf deiner To-do-Liste sammelt sich Aufgabe um Aufgabe. Sobald die Deadlines näher rücken, springst du von einem To-do zu nächsten und bist nicht sicher, ob du alles beizeiten fertigbekommst? Das erzeugt zusätzlichen Druck und bringt dich ins Straucheln.
Gerade im Homeoffice ist Disziplin gefordert, um sich nicht ablenken zu lassen. Wir haben schon einmal über das Thema Zeitmanagement auf dem Coopers Blog berichtet und dabei praktische Apps vorgestellt, die bei der Selbstorganisation helfen. Heute möchten wir dir noch die Methode des Timeboxings vorstellen. Management-Grössen wie Bill Gates oder Elon Musk nutzen diese Methode ebenfalls, um ihren vollgepackten Alltag zu optimieren.
Was ist Timeboxing und wie funktioniert Timeboxing?
Das Timeboxing kommt aus der agilen Projekttechnik SCRUM und fokussiert die Ressource Zeit. Im SCRUM stellt Timeboxing sicher, dass die strengen Zeitpläne der Sprints eingehalten werden. Die verfügbare Zeit eines Tages wird besonders effizient auf die Aufgaben aufgeteilt. Denn je mehr Zeit wir für eine Aufgabe haben, umso länger brauchen wir, um sie zu erledigen (Parkinsonsche Gesetz). Dem soll Timeboxing einen Riegel vorschieben.
Und so funktioniert Timeboxing:
1) To-do-Liste erstellen und Prioritäten setzen
Du hast sie vermutlich eh schon: eine vollständige und detaillierte To-do-Liste. Sie bildet die Basis beim Timeboxing, denn nur so weisst du, was es alles zu erledigen gilt. Priorisiere darin die Aufgaben nach Wichtig- und Dringlichkeit.
Tipp: Eine digitale To-do-Liste kannst du einfacher bearbeiten, beispielsweise die Aufgabenpositionen verschieben. Toll ist auch der Microsoft Planner mit den Boards, Bucktes et cetera.
Coopers Beispiel:
Kandidaten für Vakanz X kontaktieren (Prio 1)
Emails bearbeiten (Prio 2)
2) Bearbeitungsdauer einschätzen
Dieser Punkt erfordert etwas Übung: Nun gilt es, abzuschätzen, wie lange du für die Bearbeitung der Aufgaben auf deiner To-do-Liste benötigst.
Orientieren kannst du dich an folgenden Punkten:
- Ist es eine wiederkehrende Aufgabe? Dann kannst du aufgrund deiner Erfahrungen zuverlässig einschätzen, wie lange du brauchen wirst.
- Frage Experten nach ihrem geschätzten Zeitaufwand. Das können etwa Kollegen sein, die eine ähnliche Aufgabe schon ein- oder mehrmals erledigt haben.
- Plane dir Pufferzeiten ein. Das reduziert Druck und Stress, wenn mal eine extra Korrekturschleife oder ähnliches anfällt. Vergiss nicht, dir auch Pausen einzuplanen.
Coopers Beispiel:
Kandidaten für Vakanz X kontaktieren (Prio 1) – 90 Minuten
Emails bearbeiten (Prio 2) – 30 Minuten
3) Timebox in den Kalender eintragen
Jetzt weisst du: Was muss wann erledigt werden und wie viel Zeit ist dafür notwendig. Mit dem geschätzten Zeitaufwand legst du pro Aufgabe eine Timebox fest – wie im Beispiel oben 90 Minuten für die Kontaktaufnahme von Kandidaten für Position X oder 30 Minuten zur Beantwortung von Emails. Die Timeboxes werden nun in den Kalender eingetragen, sodass dein Tag durch Aufgabenblöcke organisiert ist.
Es gibt zwei verschiedene Arten von Timeboxes: Harte und weiche Timeboxes.
Harte Timebox: Sobald die einkalkulierte Zeit abgelaufen ist, lässt du buchstäblich den Stift fallen. Ist die Aufgabe noch nicht abgeschlossen, wandert sie in den nächsten freien Slot.
Weiche Timebox: Der kalkulierte Zeitrahmen dient eher als Orientierungshilfe statt als Limit. Du kannst deine Aufgabe abschliessen und lernst mit der Zeit, wie lange du wirklich für etwas brauchst.
Du bekommst recht schnell ein Gefühl dafür, welche Timebox sich für welche Aufgabe eignet: Ist viel Disziplin gefordert oder willst du Dinge nicht länger aufschieben, dann nutze harte Timeboxes; geht es vor allem um Selbstorganisation und kreative Aufgaben, setze weiche Timeboxes.
4) Zeiterfassung
Um die zukünftige Einschätzung des Zeitaufwandes zu optimieren, solltest du dir stets notieren, wie lange du tatsächlich für die vollständige Bearbeitung einer Aufgabe gebraucht hast. Dabei sammelst du Erfahrungswerte und identfizierst zudem Zeitfresser.
Coopers Beispiel:
Kandidaten für Vakanz X kontaktieren (Prio 1) – 90 Minuten | Faktisch: 80 Minuten
Emails bearbeiten (Prio 2) – 30 Minuten | Faktisch: 45 Minuten
Anwendung von Timeboxing im Arbeitsalltag
Das Timeboxing hilft, den Tag zu strukturieren, damit du weniger zwischen deinen Aufgaben hin und her springst, sondern sie fokussiert erledigst. So nutzt du deine ohnehin begrenzte Zeit besonders effizient.
Klingt dir jedoch zu durchgetaktet? Dann scheue dich nicht, dir Timeboxes für kreative Aufgaben einzutragen oder Timeboxing nur für passende Aufgaben zu nutzen. Du musst dir nicht jeden Tag von früh bis spät in Blöcke einteilen. Vielleicht macht es in deiner Position Sinn, das Timeboxing nur für spezifische Aufgaben anzuwenden. Wir empfehlen, es einfach mal für zwei bis drei Wochen zu testen, um dich an die optimale Lösung heranzutasten. Denn wie so oft gibt es beim Zeitmanagement keine one-size-fits-all-Lösung.
Unsere Coopers-Mitarbeiterin Elena D'Cruz testet das Timeboxing seit Anfang April und findet: „Das Timeboxing ist ein simples Konzept mit grosser Wirkung. Es braucht ein bisschen Übung, um den richtigen Zeitaufwand einzuschätzen und manchmal liege ich noch immer daneben. Aber das ist okay. Denn einer der grössten Vorteile liegt für mich darin, dass ich nicht mehr das Gefühl habe, mich zu verzetteln. Beispielsweise habe ich mir Email-Blöcke gleich am Morgen und vor Feierabend gesetzt. Dazwischen habe ich den Mail-Alert ausgestellt und arbeite konzentrierter. Denn selbst wenn ich nicht gleich antworte, trübt es meinen Fokus, wenn ich sehe, dass wieder eine Terminanfrage oder sonstiges ins Postfach geflattert kommt. Insgesamt eine empfehlenswerte Methode, insbesondere, wenn man, wie ich, in Teilzeit arbeitet und jede Minute kostbar ist."
Habt ihr Erfahrungen mit Timeboxing? Oder verwendet ihr alternative Methoden fürs Zeitmanagement? Lasst es uns wissen, wir lernen immer gerne etwas Neues und teilen das bei Gelegenheit auch auf dem Coopers Blog und unseren Social Media Kanälen – LinkedIn, Facebook, Xing, Instagram und Twitter.
Eure Coopers Family
Foto von Towfiqu Barbhuiya via Unsplash
